Cara Sederhana Menyimpan Dokumen

“ Mama… ijazahku dimana ya?”. Marina sudah berkeliling di kamarnya mencari ijazah SMAnya tapi tetap tidak ketemu. Padahal ia ingin melengkapi pemberkasan untuk mengikuti seleksi masuk perguruan tinggi. Seharusnya, di usia remaja tamatan SMA, Marina sudah apik dalam penyimpanan dokumen pribadinya. Benda apapun tidak boleh berserakan di rumah sendiri. Selain kesulitan menemukan saat memerlukannya, benda berantakan juga menunjukkan keruwetan pemikiran dari sang pemilik.

Setiap benda, terlebih pada dokumen harus benar-benar terjaga penyimpanannya. Dokumen sebagian besar menunjukkan identitas dan sebagai rekam jejak seseorang. Oleh karena itu dokumen harus disimpan sebaik mungkin. Dokumen bisa disimpan berdasarkan kepemilikan jika dalam satu rumah ada beberapa anggota keluarga. Dokumen bisa juga disimpan sesuai waktu kegunaannya. Dokumen sesuai fisiknya terbagi dua, yaitu kertas, kartu dan buku. 

1. Dokumen kertas dapat berupa ijazah, sertifikat, dan arsip laporan atau materi belajar. 
2. Dokumen kartu dapat berupa kartu keanggotaan, kartu ATM, dan kartu berobat.
3. Buku dapat berupa buku nikah, buku tumbuh kembang anak,buku penghubung anak, dll.

Dalam merapikan dokumen tetap harus melakukan decluterring. Pemilahan ini diawali dengan menumpahkan seluruh dokumen di lantai. Setelah ditumpah ruahkan biasanya akan terlihat dokumen yang tidak lagi digunakan atau habis masa berlakunya. Dokumen yang habis msa berlakunya seperti kartu anggota member suatu club yang tidak lagi bisa diperpanjang waktunya. Seringkali ketika berbenah dokumen adapula ratusan lembar fotokopian makalah, seminar, atau skripsi yang masih disimpan. Jika ada hendaknya benda-benda tersebut masuk ke dalam kelompok cluter.

Dokumen materi yang disimpan cukup yang relevan dengan masa sekarang. Jika terlampau lama maka bisa disisihkan. Jika belum tau kapan akan membacanya maka bisa disimpan dulu dalam bentuk.digital.

Setelah ditumpah ruahkan di lantai, maka sediakan dua kotak besar. Satu untuk dokumen yang disimpan, lainnya untuk dokumen yang merupakan clutter. Selanjutnya, lakukan pengorganisasian pada kotak yang disimpan. Berikut ini contoh pengelompokkan dokumen dan kertas.

Dokumen berupa kertas (ijazah dan sertifikat) simpan dalam clear holder, lapisan plastik perhalaman bisa melindungi dokumen agar selalu bersih dan mudah ditemukan

• Dokumen kertas seperti ijazah dan sertifikat disimpan di document keeper (clear holder). Diberi nama sesuai nama pemiliknya. 
• Dokumen berupa kartu dapat dismpan di card holder atau dompet pribadi.
• Dokumen buku jika tidak tebal bisa dimasukkan kedalam celear holder bersama dokumen kertas.
• Dokumen materi belajar bisa dibundel menjadi satu simpan dalam sebuah map dan beri tema. 

Pada proses  organisir ini kembali ditentukan pada kondisi pemilik dokumen. Jika belum memiliki tempat penyimpanan bisa dijadikan satu dalam sebuah map kertas biasa. Penyimpanan kartu bisa disimpan di laci. Namun tetap harus terpisah sesuai jenis dan fisiknya. Organisir dan kategori penyimpanan dilakukan agar kasus seperti Marina diatas tidak terulang kembali. Kerapian dan penyimpanan suatu benda tidak hanya dilakukan orang dewasa, tapi anak kecil pun juga harus dikenalkan.